ثبت شرکت ، اخذ رتبه نیک پارس ثبت شرکت و ثبت برند ، اخذ رتبه ، تغییرات شرکت پارس
صورتجلسه تغییرات
صورتجلسه نوشتهای است که در آن رویدادهای جلسه به ثبت میرسد. بنابراین دارای تاریخ، مشخصات اعضای شرکت کننده، محل برگزاری جلسه، تصمیمات گرفته شده، امضای شرکت کنندگان، زمان برگزاری جلسه بعدی و به عبارت دیگر دارای تمامی اطلاعات مرتبط با موضوع جلسه است. برای آن که جلسه رسمیت پیدا کند باید صورتجلسه تنظیم شود.
صورتجلسه در موارد مختلفی تنظیم میشود که از جملهی آنها هنگام ثبت تغییرات شرکت است. به عبارت دیگر برای ثبت هر گونه تغییری در شرکت در وهله اول باید صورتجلسه آن تنظیم شود. طبق ماده ۲۰۰ قانون تجارت، هنگام ایجاد تغییرات در موارد زیر تنظیم صورتجلسه الزامی است:
تغییر اساسنامه، تمدید مدت شرکت اضافه بر مدت مقرر، انحلال شرکت، تغییر اسم شرکت، تغییر مدیر یا مدیران شرکت و در نهایت تعیین کیفیت تفریغ حساب و یا خروج بعضی از شرکا از شرکت و یا تبدیل آنها.
لازم به ذکر است برای ثبت هر کدام از این تغییرات، باید صورتجلسهای تنظیم شده و به اداره سازمان ثبت شرکتها ارائه شود. تنظیم صورتجلسه هم به عهده دبیر یا منشی جلسه است که میتواند یکی از اعضای اصلی جلسه و یا شخص دیگری بدون حق رأی در جلسه باشد.
مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات در سامانه اداره ثبت شرکتها
امروزه ثبت صورتجلسه تغییرات از طریق اینترنت نیز قابل انجام است. کسانی که میخواهند صورتجلسه تغییرات را در سامانه اداره ثبت شرکتها ثبت نمایند باید مراحل زیر را طی کنند:
- مراجعه به آدرس اینترنتی http://irsherkat.ssaa.ir
- تکمیل اطلاعات شرکت
- وارد کردن شناسه ملی شرکت و شماره ثبت. در صورتی که شناسه ملی وجود نداشته باشد، انتخاب نوع شرکت.
- درج اطلاعات جلسه شامل تعیین نوع صورتجلسه ( مجمع عمومی فوق العاده، مجمع عمومی عادی و … )، تعیین حد نصاب جلسه، تکمیل مشخصات فرد متقاضی و نیز تعیین سمت وی، تعیین تاریخ برگزاری جلسه و ساعت شروع و پایان آن
- کلیک بر روی گزینه پذیرش موقت و دریافت کد ۱۹ رقمی.
- تعیین مشخصات و سمت فردی که دفتر را امضا کرده است.
- درج تصمیماتی که در جلسه اخذ شده است. اگر موضوع جلسه تغییر نام شرکت بوده است، انتخاب اسمهای درخواستی و تایپ اسم مورد نظر در محل مربوطه.
- درج اشخاصی که در جلسه حضور داشتهاند به همراه سمت، اطلاعات شخصی و ارتباط آنها
- بارگذاری مدارک با توجه به نوع صورتجلسه و تأیید آنها
- تایپ کردن متن صورتجلسه
- کلیک بر روی گزینه پذیرش نهایی
- و در نهایت ارسال نسخههای اصلی صورتجلسه حداکثر تا سه روز بعد از تأییدیه پذیرش نهایی به آدرس مندرج.
تعیین هیئت مدیره شرکت
هیئت مدیره شرکت به وسیله مجمع عمومی عادی از میان صاحبان سهام انتخاب شده و به نمایندگی از طرف شرکت تمامی امور مرتبط با آن را اداره مینماید اما این انتخاب، یک انتخاب دائمی نبوده و معمولاً دارای مدت محدودی (حدود ۲ سال) میباشد. تعداد اعضای هیئت مدیره در شرکتهای سهامی عام حداقل ۵ نفر و در شرکتهای سهامی خاص حداقل ۳ نفر است. رئیس هیئت مدیره که مدیر عامل نیز نامیده میشود، وظیفه ریاست بر اعضای هیئت مدیره را بر عهده دارد. عزل وی و نیز معاونانش با تصمیم اکثریت اعضای هیئت مدیره امکان پذیر است. در ضمن هیئت مدیره دارای عضو اصلی و عضو علی البدل میباشد که انتخاب آنها همانطور که پیشتر نیز اشاره شد با مجمع عمومی عادی است.
انتخاب اعضای هیئت مدیره مطابق قانون به قرار زیر میباشد:
- هر یک از مدیران شرکت و یا هیئت مدیره هر زمان که مجمع عمومی بخواهد قابل عزل خواهند بود.
- از میان شرکای شرکت انتخاب خواهند شد. به این معنا که باید در شرکت دارای سهم و یا سهام باشند.
- حداکثر به مدت ۲ سال انتخاب خواهند شد البته این مدت در صورت تصمیم مجمع عمومی به مدت ۲ سال دیگر قابل تمدید خواهد بود.
- از میان افراد خوشنام، فعال و درستکار انتخاب خواهند شد. البته مطابق قانون کسانی که حکم ورشکستگی آنها صادر شده، محجورین، کسانی که به علت ارتکاب جنایت و یا یکی از جنحههای زیر به موجب حکم قطعی از حقوقی اجتماعی کلاً یا بعضاً محروم شده البته در مدت محرومیت ( اختلاس، تدلیس، سرقت و …) و مدیرانی که از آنها سلب صلاحیت شده است نمیتوانند به مدیریت شرکت انتخاب شوند.
صورتجلسه تغییرات هیئت مدیره
در صورتی که تغییراتی در هیئت مدیره به وجود آید مطابق قانون باید صورتجلسه تظیم شده و به امضای شرکت کنندگان برسد. برای تنظیم چنین صورتجلسهای مدارک زیر لازم است:
- مدارک ثبتی شرکت، روزنامه تأسیس شرکت و تغییرات آن
- مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره ( کپی برابر اصل شده مدارک شناسایی)
تغییر آدرس
آدرس و یا نشانی شرکت در واقع همان مکانی است که هنگام ثبت شرکت در اساسنامه آن قید شده است. اما در صورتی که تصمیم گرفته شود که آدرس شرکت تغییر کند این تغییر باید در صورتجلسهای ثبت شده و مراحل زیر را طی نماید:
ابتدا باید سهامداران و یا شرکا صورتجلسهای را با عنوان مجمع عمومی فوق العاده تشکیل داده و نسبت به تغییر آدرس شرکت اقدام نمایند. البته در اکثر اساسنامههای شرکتهای سهامی خاص و شرکتهای با مسئولیت محدود تغییر آدرس شرکت به عهده هیئت مدیره گذاشته شده است. بعد از تنظیم صورتجلسه و امضای آن توسط شرکا باید به سامانه ثبت شرکتها به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کرده و درخواست تغییر آدرس شرکت را اعلام کرد. سپس مدارک لازم را بارگذاری نمود و اطلاعات خواسته شده در سامانه را تکمیل کرد. ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها از طریق پست و مراجعه به سازمان مذکور جهت پرداخت هزینههای قانونی برای اخذ آگهی تغییرات و نیز پرداخت هزینه روزنامه رسمی و صدور آگهی از دیگر مراحل لازم برای تغییر آدرس شرکت است.
تصویب تراز شرکت
ترازنامه شرکت که همان وضعیت مالی شرکت است باید پس از انقضای سال مالی توسط هیئت مدیره شرکت تنظیم شده و ۲۰ روز قبل از تاریخ تشکیل مجمع عمومی سالانه در اختیار بازرسان شرکت قرار بگیرد. صورت کلیه داراییها، بدهیها و تعهدات (سرمایه) شرکت از جمله مواردی است که در ترازنامه ذکر شده و مجمع عمومی عادی پس از استماع گزارش بازرسان و مدیران شرکت تصمیم به تصویب آن میگیرد.
تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت
شرکتهای بسیاری هستند که پس از ثبت شرکت بنا بر الزام قانونی و یا اختیاراتی که دارند تصمیم میگیرند اعضای هیئت مدیره و یا بازرسان را تمدید نمایند. از آنجایی که در شرکتهای سهامی خاص اعضای هیئت مدیره حداکثر به مدت ۲ سال و بازرسین اصلی و علی البدل برای یک و دو سال انتخاب میشوند بنابراین این شرکتها باید بعد از پایان این دوره یا اعضای قبلی خود را تمدید نمایند و یا این که نسبت به انتخاب اعضای جدید و بازرسان تصمیمگیری کنند. اما در شرکتهای با مسئولیت محدود اعضای هیئت مدیره میتوانند به مدت معین و یا بدون مدت معین تعیین شوند. بنابراین در این گونه شرکتها امکان تعویض اعضای هیئت مدیره و جایگزینی افراد جدید و یا تمدید آنها در هر زمان وجود دارد.
کپی برابر اصل مدارک شناسایی کلیه اعضای هیئت مدیره و بازرسان، فهرستی از آخرین سهام داران و یا سهم الشرکه داران شرکت و روزنامه تأسیس شرکت به همراه آخرین تغییرات آن، از مدارک مورد نیاز برای ثبت صورتجلسه تمدید بازرسان و اعضای هیئت مدیره در شرکتهای با مسئولیت محدود و سهامی خاص میباشد.
